Université de Vienne – Témoignage client
Comment l'Université de Vienne a déployé JSM auprès de 125+ équipes internes
L’Université de Vienne a construit une plateforme centrale pour tous ses départements avec Jira Service Management et l’expertise de Seibert Solutions. Depuis lors, 125 équipes internes ont été intégrées à JSM.
“Depuis l’introduction de Jira Service Management, plus de 125 équipes ont reconnu les avantages de l’outil et l’utilisent pour leurs propres cas d’usage.”
Sophie Riegler | Portfolio & Gestion des processus, DSI centrale, Université de Vienne
En bref
Université de Vienne
L’Université de Vienne est la plus grande université du monde germanophone. Seibert Solutions collabore avec la DSI centrale depuis 2016.Un résultat central de cette collaboration : plus de 125 équipes utilisent désormais Jira Service Management pour leurs processus de service internes. Des concepts de formation de formateurs et les vidéos de Seibert Academy ont permis de maintenir les connaissances en interne et d’aider les équipes à progresser de manière autonome.
- Secteur : Enseignement supérieur
- Siège : Vienne, Autriche
- Collaborateurs : env. 10 000
- Étudiants : env. 90 000
Produits utilisés :
- Confluence
- Jira
- Jira Service Management
- Bitbucket
- Agile Hive
Jira Service Management est devenu la plateforme centrale de l’administration numérique
En 2016, l’Université de Vienne a démarré avec Jira Service Management – d’abord au sein de leur propre équipe Atlassian, puis dans la DSI centrale. Aujourd’hui, tous les collaborateurs peuvent demander leur propre projet de service – qu’il s’agisse de l’IT, de l’enseignement ou de l’administration.Phase pilote au sein de l’équipe Atlassian
Jira Service Management démarre en interne pour de simples demandes de support et la gestion de tickets internes. Les bases d’une plateforme en constante expansion sont posées.Déploiement à toute la DSI centrale
JSM est déployé à l’ensemble de la DSI centrale. Tous les collaborateurs de l’Université de Vienne peuvent désormais demander des projets de service. Les premiers cas d’usage non-IT voient le jour.125+ équipes – une plateforme pour tous
Plus de 125 équipes gèrent leurs processus de service dans JSM. Des workflows de validation en 5 étapes, la gestion des assets et des intégrations système font de JSM la plateforme centrale à l’échelle de l’université.Comment l’Université de Vienne utilise Jira Service Management au-delà des tickets IT
L’Université de Vienne utilise bien sûr Jira Service Management pour les tickets IT classiques. Mais ce sont les cas d’usage « atypiques » qui rendent ce projet particulièrement remarquable. Du dépôt numérique de mémoires à la gestion des véhicules et aux workflows de validation multi-étapes – la diversité des usages illustre la flexibilité de JSM en tant que plateforme de service centrale.
Cas d'usage de Jira Service Management à l'Université de Vienne
Dépôts de mémoires
Dépôts de mémoires
Plus de papier, plus de déplacements sur le campus. Les étudiants soumettent leur demande de soutenance en ligne. Le département la traite directement via un projet de service.
Gestion des véhicules
Gestion des véhicules
Les véhicules sont réservés, gérés et entretenus directement via Jira Service Management – avec gestion des rôles et des droits, documentation automatisée et notifications.
Workflows de validation multi-étapes
Workflows de validation multi-étapes
Les déplacements professionnels, subventions et commandes IT sont traités dans JSM avec des étapes de validation définies – sans chaos d’e-mails.
Gestion des microscopes et demandes externes
Gestion des microscopes et demandes externes
Les étudiants, enseignants et collaborateurs peuvent réserver du matériel, attribuer des autorisations et gérer les contacts – via des formulaires intuitifs et des workflows structurés.
Création automatisée d'espaces Confluence
Création automatisée d'espaces Confluence
De nouveaux espaces Confluence peuvent être créés automatiquement via un formulaire JSM. Un véritable soulagement pour les équipes de service – plus de configuration manuelle.
“Dans de nombreuses formations, le processus de dépôt de mémoire est géré via Jira Service Management. Les étudiants n’ont plus besoin de se déplacer physiquement sur le campus.”
Ce qu'a apporté le déploiement de Jira Service Management à l'Université de Vienne
Avant JSM, de nombreux processus étaient entièrement manuels : une personne envoyait des e-mails à plusieurs destinataires, attendait les réponses et les transmettait. Aujourd’hui, ces processus sont documentés, structurés et visibles pour toute l’équipe d’agents. Et l’utilisation continue de croître, car tous les collaborateurs de l’université peuvent demander leur propre projet de service.
Plus de 125 équipes issues de l’IT, de l’administration et de l’enseignement utilisent Jira Service Management pour leurs propres projets de service
Jusqu’à 5 étapes de validation pour les commandes, déplacements professionnels et subventions – sans chaos d’e-mails
Les communications qui se faisaient auparavant par téléphone et e-mail sont désormais documentées et visibles pour tous les agents
150 à 200 agents pour la gestion des personnes affiliées : le plus grand projet JSM de l’Université de Vienne à ce jour
“Avant l’introduction de Jira Service Management, nos processus étaient très manuels. Depuis que nous l’utilisons plus largement, nous avons pu digitaliser et optimiser de nombreux processus administratifs à l’Université de Vienne.”
Comment Seibert Solutions a déployé JSM techniquement à l’Université de Vienne
Espaces Confluence automatisés
Les collaborateurs demandent des espaces Confluence via un formulaire JSM. Ils sont créés automatiquement en quelques secondes – aucune intervention manuelle, aucune attente.
Validations multi-étapes via des rôles de groupe
Les déplacements professionnels, subventions et commandes IT passent par jusqu’à cinq étapes de validation définies, entièrement gérées dans JSM – sans gestion manuelle des e-mails.
JETI pour une communication flexible
JETI permet l’intégration d’adresses e-mail et des notifications ciblées – indispensable pour les exigences de communication complexes de l’université, en interne comme avec les parties prenantes externes.
Synchronisation planifiée avec i3v
À venir : synchronisation automatique des données avec i3v, le système central d’administration de l’université – incluant les modifications effectuées directement depuis JSM.
Comment Seibert Solutions accompagne l’Université de Vienne sur Jira Service Management
Du choix de l’outil aux workflows sur mesure en passant par les intégrations, la DSI centrale travaille en étroite collaboration avec nos consultants. Avec Seibert à ses côtés, l’université aborde de nouveaux sujets – dont un nouveau projet de gestion des personnes affiliées avec jusqu’à 200 agents. JSM devient la plateforme centrale pour toujours plus de domaines au sein de l’université.
Notre approche :
- Bilans hebdomadaires avec des interlocuteurs dédiés
- Accompagnement sur les nouveaux cas d'usage avec une expertise technique et méthodologique
- Répartition des tâches et gestion de projet assurées par Seibert
- Formation via Seibert Academy et des formats personnalisés
“Pour les sujets plus complexes ou nouveaux comme les intégrations, nous n’hésitons pas à amener l’un de nos consultants dès la toute première réunion avec nos collègues – pour bénéficier de la meilleure expertise possible dès le départ.”
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