Optimisation de vos licences Atlassian : 5 leviers

Historiquement, les entreprises souscrivaient principalement à Jira et Confluence séparément, avec une gestion assez simple : une licence pour Jira, une autre pour Confluence, éventuellement complétées par des apps Marketplace.

Depuis plusieurs années, Atlassian fait évoluer cette approche avec des collections qui regroupent plusieurs produits et fonctionnalités au sein d’une même offre. C’est notamment le cas de la Teamwork Collection, qui regroupe plusieurs briques destinées à couvrir les différents besoins liés au travail collaboratif.

Le point d’attention est important : dans une collection, les utilisateurs sont généralement associés aux différents produits inclus dans celle-ci. Il faut donc regarder précisément la répartition des utilisateurs avant de faire le choix. Mais dans certaines configurations, la collection peut être financièrement plus intéressante que l’achat séparé des différentes applications.

Un exemple concret

Imaginons une entreprise qui utilise Jira et Confluence avec des populations d’utilisateurs très proches. Plutôt que de considérer séparément :

• Jira
• Confluence
• les éventuelles fonctionnalités complémentaires

il peut être pertinent de comparer le coût global avec celui d’une Teamwork Collection. Le bundle peut alors présenter deux intérêts :

• Un coût global potentiellement inférieur, par rapport à l'achat séparé des produits.
• Des fonctionnalités supplémentaires incluses, qui auraient autrement nécessité une souscription complémentaire.

Certaines offres Premium peuvent également inclure des fonctionnalités ou produits complémentaires, comme Atlassian Guard Standard, ainsi que des capacités de stockage supplémentaires.

L’enjeu n’est donc pas uniquement de comparer le prix de Jira avec celui de Jira dans une collection. Il faut comparer le coût total de la solution dont vous avez réellement besoin.

Le deuxième levier d’optimisation est souvent plus simple à identifier : le mode de facturation. Atlassian propose généralement des souscriptions mensuelles et annuelles, mais le coût par utilisateur n’évolue pas de la même manière selon les paliers. Pour comprendre comment ces paliers fonctionnent, consultez notre article sur le prix des licences Atlassian en France.

Quand vous êtes en mensuel

Le mensuel apporte davantage de flexibilité. Il peut notamment être intéressant lorsque votre nombre d’utilisateurs est faible ou lorsque votre organisation évolue rapidement.

Mais lorsque vous vous rapprochez de certains paliers, le calcul mérite d’être refait. À partir d’un certain niveau d’utilisateurs, l’abonnement annuel peut devenir nettement plus intéressant. Le seuil des 600 utilisateurs constitue notamment un point à surveiller : au-delà de ce palier, l’annuel devient particulièrement intéressant en comparaison du mensuel.

Et l’inverse est également vrai

Le raisonnement fonctionne dans les deux sens. Une entreprise qui vient de franchir un palier dans son abonnement annuel peut se retrouver à payer pour une capacité nettement supérieure à son besoin réel. Dans ce cas, au moment du renouvellement, il peut être intéressant de comparer à nouveau le coût d’un abonnement mensuel avec celui de l’annuel.

L’erreur serait donc de considérer que « Nous sommes en annuel, donc nous devons rester en annuel », ou que « Le mensuel est plus flexible, donc il est forcément plus adapté ».

Votre portefeuille d’apps Marketplace n’est probablement pas resté figé depuis la création de votre plateforme. Et Atlassian fait évoluer continuellement Jira et Confluence.

Une fonctionnalité qui nécessitait hier une application tierce peut aujourd’hui être disponible directement dans le produit. C’est pourquoi le suivi des release notes Jira et Confluence peut également devenir un levier d’optimisation financière.

Un exemple : Multi-Excerpt dans Confluence

Certaines fonctionnalités historiquement proposées par des apps Marketplace sont progressivement intégrées nativement dans Confluence. C’est notamment le cas de fonctionnalités autour des extraits de contenu (excerpts), dont les possibilités ont évolué avec Confluence.

Si une application que vous payez ne vous apporte désormais plus qu’une fonctionnalité disponible nativement dans Confluence, il est légitime de se poser la question de sa pertinence.

Attention toutefois : fonctionnalité native ne signifie pas automatiquement remplacement complet de l’app. Il faut comparer précisément les fonctionnalités utilisées par vos équipes avant de supprimer une application. Mais cette revue peut parfois permettre de supprimer une licence devenue inutile.

C’est probablement l’un des sujets les plus fréquents dans les environnements Atlassian qui existent depuis plusieurs années.

Une équipe a un besoin. Elle installe une application. Quelques années plus tard, une autre équipe rencontre un besoin similaire et installe une autre application. Les deux restent en place. Personne ne les supprime parce que :

• elles fonctionnent
• des utilisateurs les utilisent encore
• leur suppression nécessiterait une analyse
• personne ne sait exactement pourquoi elles avaient été installées à l'origine

Résultat : vous payez potentiellement deux fois pour des fonctionnalités proches.

Une revue du portefeuille peut faire apparaître plusieurs situations

Par exemple :

• deux apps qui proposent des fonctionnalités très similaires
• une app dont une partie des fonctionnalités est désormais native
• une app utilisée par très peu d'utilisateurs
• une app installée pour un besoin qui n'existe plus
• une app remplacée depuis par une autre solution

Dans ce cas, l’objectif n’est pas de supprimer des apps « parce qu’elles coûtent de l’argent ». Il s’agit plutôt de répondre à une question simple :

Et lorsque deux applications répondent au même besoin, il peut être pertinent de conserver celle qui correspond le mieux aux usages actuels de l’entreprise. Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez notre article Rovo va-t-il remplacer les apps Marketplace Atlassian ?

Le licensing Atlassian n’est pas quelque chose que l’on devrait regarder uniquement quelques jours avant son renouvellement. Votre environnement évolue :

• Les équipes évoluent.
• Le nombre d'utilisateurs évolue.
• Les produits Atlassian évoluent.
• Les apps Marketplace évoluent.
• Les fonctionnalités natives évoluent.

Votre stratégie de licensing devrait donc évoluer elle aussi. Une revue régulière de votre environnement peut permettre de vérifier que vous payez toujours pour les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin, avec le modèle de licence le plus adapté.

Le meilleur levier d’économie n’est pas forcément de payer moins cher une licence. C’est parfois de ne plus payer pour une licence dont vous n’avez plus besoin.

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