Associations : Atlassian gratuit jusqu'à 25 utilisateurs

La Social Impact License (licence à impact social, anciennement appelée Community License) est le programme d’Atlassian dédié aux organisations à but non lucratif et aux entreprises sociales. Elle permet aux organisations éligibles de bénéficier gratuitement, jusqu’à 25 utilisateurs, des produits suivants :

• Jira (Standard ou Premium), pour gérer les projets, les activités et les initiatives
• Confluence (Standard ou Premium), pour centraliser la documentation et la connaissance
• Loom (Business ou Business + AI), pour faciliter la communication vidéo asynchrone
• Teamwork Collection (Standard ou Premium), qui regroupe Jira, Confluence et Loom

Atlassian précise également que Rovo, son IA de recherche, de chat et d’agents, ainsi que les applications de la plateforme Atlassian sont inclus dans ces offres.

Autrement dit, une association de 10, 15 ou 25 personnes peut disposer d’un véritable environnement de travail collaboratif Atlassian sans coût de licence pour ces produits, sous réserve de remplir les critères d’éligibilité.

C’est là que le dispositif devient également intéressant. Pour les organisations qui dépassent 25 utilisateurs, Atlassian propose toujours des tarifs spécifiques dans le cadre de son programme Social Impact, avec une réduction standard pouvant aller jusqu’à 75 % sur les éditions Standard et Premium des applications Cloud.

Et un dispositif spécifique va encore plus loin.

Jusqu’à 85 % de réduction avec Global Access

Les organisations à but non lucratif et entreprises sociales éligibles enregistrées dans un pays classé par la Banque mondiale comme ayant un revenu faible ou intermédiaire inférieur peuvent bénéficier du programme Global Access.

Dans ce cadre, la réduction atteint 85 % sur les éditions Standard et Premium des applications Atlassian Cloud et des apps Marketplace éligibles.

Il faut donc bien distinguer les trois situations :

Au-delà du montant de la remise, l’intérêt est surtout de pouvoir structurer les activités de l’association avec des outils déjà utilisés par de nombreuses entreprises.

Jira pour piloter les projets

Jira n’est pas réservé aux équipes de développement informatique. Une association peut par exemple l’utiliser pour suivre :

• les projets et événements
• les actions de communication
• les campagnes de collecte
• les demandes internes
• les actions liées aux bénévoles
• les plans d'action et initiatives

L’intérêt est de disposer d’une vision claire de ce qui doit être fait, par qui et pour quand. Pour découvrir l’outil en détail, lisez notre guide complet de Jira.

Confluence pour capitaliser la connaissance

Confluence peut jouer le rôle de véritable espace de connaissance de l’association. On peut y centraliser :

• les procédures
• les comptes rendus
• les documents de référence
• les informations destinées aux bénévoles
• les guides d'accueil
• les projets et les informations liées aux événements
• la mémoire de l'association

C’est particulièrement important dans les organisations où les équipes évoluent régulièrement et où une partie importante du fonctionnement repose sur quelques personnes clés. Pour aller plus loin, consultez notre guide complet de Confluence.

Loom pour mieux communiquer

Loom permet de remplacer certains échanges écrits par de courtes vidéos. Expliquer une procédure, présenter un nouvel outil, faire une démonstration ou transmettre une information à des bénévoles est souvent plus simple en vidéo qu’avec un long document.

C’est probablement le point le plus important : disposer gratuitement d’un outil ne garantit pas qu’il sera bien utilisé.

Une association peut obtenir Jira et Confluence gratuitement et malgré tout rencontrer rapidement des difficultés :

• Que faut-il réellement gérer dans Jira ?
• Quels projets créer ?
• Quels workflows utiliser ?
• Comment organiser Confluence ?
• Qui peut accéder à quoi ?
• Comment éviter que Confluence devienne un simple « dossier partagé » ?
• Comment faire adopter les outils par les bénévoles ?
• Comment transmettre la connaissance lorsqu'une personne quitte l'association ?

Le sujet n’est donc pas uniquement celui de la licence. Il est aussi question de configuration, de gouvernance, de formation et d’accompagnement.

Pour une association qui jongle entre plusieurs fichiers Excel, des échanges par email et différents espaces de stockage, le passage à Jira et Confluence peut être l’occasion de remettre à plat la manière de travailler. Mais il n’est pas nécessaire de tout transformer en même temps.

Une approche progressive est souvent beaucoup plus efficace :

1. Identifier un premier besoin concret. Par exemple : gérer un événement, suivre les projets ou organiser les demandes internes.
2. Construire un premier espace Confluence. Créer quelques pages utiles plutôt que de chercher à documenter immédiatement toute l’association.
3. Mettre en place un Jira simple. Quelques types de demandes, un workflow compréhensible et des responsabilités clairement définies suffisent pour commencer.
4. Former les utilisateurs. L’objectif n’est pas de former les équipes à toutes les fonctionnalités, mais à celles dont elles ont réellement besoin.
5. Faire évoluer progressivement la solution. Une fois les premiers usages installés, il devient possible d’automatiser, d’améliorer les workflows et d’explorer les possibilités offertes par Rovo.

Pour les organisations à but non lucratif éligibles, la nouvelle offre Atlassian réduit considérablement la barrière financière à l’entrée : gratuité jusqu’à 25 utilisateurs, puis des remises allant jusqu’à 75 %, voire 85 % dans les pays couverts par Global Access.

Le plus intéressant est peut-être ailleurs : les associations peuvent désormais disposer des mêmes briques technologiques que de nombreuses entreprises pour structurer leurs projets, leur connaissance et leur collaboration.

La question n’est donc plus forcément « Avons-nous le budget pour Jira et Confluence ? », mais plutôt :

C’est probablement là que commence le véritable sujet.